Документы при увольнении в 2024 году

Документы при увольнении – это определенный действующим законодательством список сведений и данных, которые должны быть выданы на руки человеку, в случае его освобождения от должности и исключения из штата компании.

Следует отметить, что документация, которую увольняемый получает в обязательном порядке, а также данные, выдаваемые по отдельному требованию человека, установлены нормативными актами.

Оформление увольнения

Порядок освобождения специалиста от занимаемой должности предусматривает оформление определенного перечня необходимой документации.

К ней отнесены:

1. Уведомление работнику. Оно направляется в случаях, когда трудовые отношения прекращаются по инициативе работодателя, по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, а также истечения срока действия трудового договора.
2. Личное заявление труженика. Это обязательный документ, который оформляется в случае, если увольнение происходит по собственному желанию человека.
3. Приказ об освобождении от занимаемой должности и уходе из организации. Документ оформляется и утверждается руководителем компании после принятия решения. С содержанием распоряжения труженик должен быть ознакомлено под подпись.

В окончательный день труда человеку должна быть выдана на руки личная рабочая книжка, а также перечислены причитающиеся денежные средства. По требованию работника, ему могут быть выданы и другие документы, касающиеся его профессиональной деятельности.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является тем документом, который должны отдать человеку при увольнении в любом случае, независимо от причины ухода. При этом труженик не должен направлять письменное обращение. Выдача трудовой является безусловным обязательством руководителя.

Такой документ изымается у человека при назначении на должность и находится на ответственном хранении в компании. Если человек принимается на работу впервые, то указанный документ должен быть заведен организацией при условии, что труженик исполнял должностные обязанности более пяти дней.

Когда работника увольняют, трудовая должна быть выдана в установленный действующим законодательством срок, с внесением в неё записи о причинах увольнения.

Запись об увольнении

Отметка об освобождении от занимаемой должности должна содержать в себе:

1. Порядковый номер. Он присваивается записям по мере их внесения.
2. Дату ухода.
3. Причину увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
4. Основание для ухода. Им является приказ руководителя. Указывается номер распоряжения и дата его издания.

Содержание записи должно соответствовать формулировке приказа. Исправления, сокращения и исключения не допускаются.

Отметка производится с использованием канцелярской ручки, чернилами синего, черного или фиолетового цветов, подписывается начальником и заверяется печатью организации. В компаниях с большим объемом документооборота правом подписи такого характера может быть наделен заместитель или труженик из числа наиболее компетентных кадровых специалистов.

Срок выдачи

Если человек в момент увольнения отсутствует на работе или отказывается получать документ, руководитель должен направить ему письменное извещение о необходимости явки за получением книжки или даче согласия о пересылке документа по почте. С даты направления такого уведомления считается, что компанией обязательства по выдаче трудовой выполнены в полном объеме.

Руководитель освобождается от ответственности за несоблюдение сроков выдачи трудовой в следующих случаях:

1. Несовпадения дня работы с днем увольнения.
2. Увольнение за грубое нарушение рабочих обязанностей – прогул, появление на работе под воздействием алкоголя или запрещенных препаратов.
3. Применения к труженику меры наказания, которая исключает его дальнейшую деятельность.
4. При увольнении труженицы, период сотрудничества с которой был продлен до рождения малыша или до окончания отпуска в связи с появлением на свет ребенка.

Если труженик не получил личную рабочую книжку, документ должен быть выдан в течение трех трудовых суток с момента обращения владельца.

Способы выдачи

В соответствии с действующим законодательством личная рабочая книжка должна быть выдана на руки человеку в день его ухода из компании. В данном случае руководитель не может обязать человека забрать свой документ.

Если по каким-то причинам человек за книжкой не явился, то ему нужно направить уведомление о необходимости явки для получения. То есть в большинстве случаев, трудовая передается на руки работнику. Тем не менее законодательством предусмотрены случаи, когда книжка может быть выслана по почте.

Во-первых, такое желание может изъявить сам труженик, указав просьбу в заявлении.

Во-вторых, начальник может истребовать у человека письменное разрешение о почтовой пересылке трудовой.

В любом случае книжка пересылается специальной почтовой корреспонденцией с уведомлением о получении документа адресатом. Трудовая направляется по последнему известному месту проживания человека либо по адресу, указанному им.

Обязательные справки

Труженик может получить некоторые справки при увольнении, имеющие отношение к его профессиональной деятельности. Выдача такого набора документов возлагается на бухгалтерию организации. Указанные данные чаще всего требуются для представления в Пенсионный фонд. Их можно использовать в кредитной организации, например, для получения банковской ссуды.

В такой список включаются данные о суммах заработка, произведенных вычетах, а также об источнике и особенностях получаемого дохода.

О сумме заработка

При увольнении по требованию сотрудника ему обязаны оформить справку о сумме полученной заработной платы.

Такой документ выдается:

1. В день увольнения.
2. На основании письменного обращения, в течение трех дней.

Заинтересованный получатель может передать свое заявление лично, переслать по почте либо через свое доверенное лицо. Представитель в таком случае должен иметь на руках доверенность, подтверждающую его полномочия.

В справку включаются сведения о заработке, полученном за последние двадцать четыре месяца профессиональной деятельности, предшествующие году обращения за сведениями. Также учитывается отработанный период года обращения. Сюда не включается время лечения, нахождения в отпусках по рождению и уходу за малышом, временного перерыва в деятельности, например, на основании медицинского заключения. Продолжительность таких периодов должна быть указана в отдельной графе.

Кроме этого, если человек временно не трудился по указанным обстоятельствам, ему должна быть выдана справка о зарплате за двадцать четыре месяца, которые предшествовали перерыву в работе.

О страховых взносах

Форма 2 НДФЛ

В комплект обязательных справок входит форма 2-НДФЛ. В таком документе должно быть отражено следующее:

1. Данные о компании – её полное название, банковские реквизиты, адрес фактического места расположения.
2. Сведения о человеке – фамилия, имя, отчество, место жительства.
3. Полученный доход, который облагался налогом ежемесячно по установленной базовой ставке.
4. Произведенные вычеты.

Такая справка выдается в момент увольнения или по требованию работника в течение трех дней. Ей используют, в том числе и для решения вопроса о получении банковской ссуды.

Документы по требованию работника

Кроме трудовой книжки и финансовых справок, при увольнении человеку должны давать и другие сведения, касающиеся его работы. На практике чаще всего требуют копии приказов, имеющих отношение к работе труженика, справки о выплаченных суммах заработка и о периодах профессиональной деятельности. Указанные документы могут быть выданы человеку и после увольнения, в течение трех фактических суток с момента обращения.

Копии приказов

В пакет выдаваемой документации чаще всего входят приказы, касающиеся профессиональной деятельности труженика. Но сюда включаются не только те распоряжения, которые связаны с приемом человека на должность и увольнением с работы. Работник может получить приказы о переводах на другие места, а также командировках и поощрениях. Следует отметить, что на руки желающий оригиналы не получит. В соответствии с действующим законодательством, человеку выдаются заверенные копии или выписки из документов.

Справки о заработной плате

Ещё увольняемый может взять справку о размере заработной платы. Она несколько отличается от сведений о полученных доходах, поскольку имеет свои особенности:

1. Такой документ охватывает только последние три месяца труда, за которые человек заработал деньги.
2. Выдается в случае, если человек после увольнения будет обращаться в госбюджетные инстанции по вопросам трудоустройства.

Получить такие данные труженик может в день ухода или в течение трех дней после его обращения за справкой.

О периоде работы

Подтверждение трудового стажа – это тоже нужный документ. Несмотря на то что информацию о периоде профессиональной деятельности можно взять из трудовой книжки, довольно часто у человека требуют данные такого характера, оформленные в виде отдельной справки. Такое практикуется в целях исключения неточностей и ошибок, которые могут быть допущены при внесении записей в трудовую. Иногда такие данные требуются для заведения новой книжки, взамен утерянной или пришедшей в негодность.

Помимо сведений о человеке, в таком документе отражается данные о компании, период работы, название занимаемой должности, а также подробная информация о переводах и перемещениях в процессе труда.

Порядок заверения документов

По требованиям действующего законодательства копии документов, которые человек получает на руки, должны заверяться организацией их выдавшей. На практике такое реализуется следующим образом:

1. Исполнитель, получив указание от руководителя, подготавливает копию документа на бумажном носителе. Под основным текстом должна стоять отметка «копия верна» или «верно». Также необходимо оставить место для подписи руководителя.
2. Подготовленный бумажный носитель передается руководителю, который его подписывает и заверяет печатью организации.

Копия не должна иметь помарок и исправлений, а печать необходимо проставить четким оттиском. После этого осуществляется вручение документа труженику.