Форма 6-НДФЛ – зарплата, компенсация, аванс

С начала 2016 года для всех работодателей был введен новый вид отчетности по форме 6-НДФЛ, который дополнил уже ранее имеющуюся форму 2-НДФЛ. С 25 марта 2018 знакомый бухгалтерам бланк претерпит некоторые существенные изменения, которые следует учитывать при сдаче отчета за первый квартал текущего года.

Многие работодатели теряются, когда приходится вносить сведения в 6-НДФЛ при задержке заработной платы или при выплате аванса, а отражение переходящих сумм и вовсе вносит путаницу в этот документ. Чтобы это не перерастало в большие проблемы, нужно разобраться в особенностях заполнения данной формы.

Как выглядит бланк 6-НДФЛ

Обязательный бланк отчетности 6-НДФЛ имеет установленную на законодательном уровне форму, которая не может изменяться или дополняться по желанию заполняющей стороны. Сам бланк в большинстве случаев составляется в электронном варианте и так же и сдается. По закону только организации, которые имеют штат сотрудников менее 25 человек, имеют право оформлять бумажные версии документа. Все остальные фирмы обязаны отчитываться в электронной форме, которая позволяет автоматически обрабатывать переданную информацию.

Бланк 6-НДФЛ состоит из трех основных блоков:

1. Титульник, который несет основную информацию о работодателе.
2. Первый раздел, предназначенный для отражения обобщенных показателей за конкретный отчетный период.
3. Второй раздел, в котором указываются фактические даты и суммы.

Количество листов второго раздела может быть увеличено до любого числа по необходимости вносимых сведений.

С 25.03.2018 года будет введена новая форма 6-НДФЛ, которая уже утверждена Приказом ФНС № ММВ-7-11/18@ от 17.01.2018 года. Новая форма внесет не слишком большие изменения в уже имеющийся бланк, которые в большинстве своем коснутся исключительно титульного листа.

Основное назначение формы

Форма 6-НДФЛ – это специальный вид отчетности, который обязателен для работодателей как физического, так и юридического плана. Он позволяет отчитаться за доходы наемных лиц, которые работают в организации на постоянной основе или приняты по гражданско-правовым договорам. Так как фактически он выполняет ту же функцию, что и 2-НДФЛ, то крайне важно уяснить для себя разницу между этими формами. Различия выявляется в том, что 6-НДФЛ позволяет вести учет доходов и сумм налогообложения ежеквартально, а не раз в год. Бланк необходимо заполнять нарастающим итогом с начала года.

В нем должны быть отражены:

1. Все суммы доходов, которые фактически были выплачены работающим в организации лицам, вне зависимости от того сколько человек проработал времени.
2. Суммы перечисленного в налоговый отдел НДФЛ.
3. Даты начислений доходов и перечислений налога.

Документ позволяет отразить и общие цифры и разделенные по датам выплат и назначениям платежей. Главным назначением введенной формы является ужесточение контроля за начисляемыми доходами и удерживаемыми налогами.

Куда сдавать расчет, сроки

Общая налоговая система Российской Федерации подразделяется на отделы, которые курируют отдельные федеральные районы, округа, города. Каждый плательщик налогов, будь то физическое лицо или юридическое прикрепляется к конкретному отделу, в который отчитывается и уплачивает налоговые взносы. Обычно прикрепление к тому или иному участку ФНС производится по территориальному признаку.

Сдавать заполненные бланки 6-НДФЛ необходимо по месту регистрации работодателя.

Для заполнения документов по налогообложению и их передачи в ФНС определены конкретные сроки. По закону они ограничены месяцем, который наступает сразу за отчетным периодом.

Бланки заполняются за:

1. Первый квартал отчетного года.
2. За полгода.
3. За девять месяцев.
4. За год.

На 2018 год, с учетом праздников и выходных дней определены следующие крайние даты подачи заполненных форм в ФНС:

1. За весь 2017 год до 02.04.2018 года.
2. За первый квартал до 03.05.2018.
3. За полугодие до 31.07.2018.
4. За девять месяцев до 31.10.2018.
5. За 2018 год полный отчет должен быть подан до 01.04.2019 года.

Указанные крайние даты также включаются в отчетные периоды, а сданные в эти дни отчеты не будут считаться просроченными.

Основные правила заполнения формы

Все правила заполнения отчетной формы 6-НДФЛ изложены в Приказе ФНС России № ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015 года.

Основы заполнения требуют придерживаться таких правил:

1. Вносить сведения следует, начиная с самой первой ячейки, слева направо.
2. В одну ячейку вносится только один знак.
3. Если строка не имеет сведений, то в ней проставляется прочерк, а те строки, которые предназначены для указания сумм, должны содержать «0».
4. Нельзя ставить печать с двух сторон бумажного бланка.
5. При заполнении от руки можно использовать только чернила черного, синего или фиолетового цвета.

Титульный лист содержит общую информацию о работодателе и сроках сдачи отчетности, поэтому зачастую вопросов не вызывает. А вот последующие разделы имеют свою специфику в зависимости от того, какие именно доходы и налоговые ставки отражаются.

Если в течение расчетного периода применялись разные ставки подоходного налога, то они прописываются отдельно, потому что и начисление производится по-разному. При заполнении строк первого раздела следует придерживаться таких правил:

1. Строчки от 010 по 090 несут суммарную информацию по организации.
2. В 010 строке указывается применяемая процентная ставка налога.
3. Графы 020, 030, 040 и 050 заполняются по каждой ставке отдельно.
4. 020 – общая сумма доходов, начисленных нарастающим итогом за отчетный период.
5. 025 – размер рассчитанных дивидендов отдельно.
6. 030 – размер налоговых вычетов, в соответствии с действующим законодательством.
7. 040 – размер рассчитанного НДФЛ.
8. 045 – отдельно указывается налог с дивидендов, прописанных в строке 025.
9. 050 строчка заполняется при наличии в организации иностранных работников, которые самостоятельно уплачивали налог авансом.
10. 060 – количество работающих лиц, которые получали доход. Здесь указываются не только те, кто фактически числится на день сдачи отчета, но и те, кто уже уволился, но их доход отражается в форме.
11. 070 – сколько налога было фактически удержано.
12. 080 – разность между начисленным подоходным и удержанным.
13. 090 – возвращенные суммы НДФЛ.

Во втором разделе излагается та же информация, что и в первом, но с разделением ее на платежи по датам выплат.

Зарплата и компенсация за отпуск при увольнении

Зарплата начисляется ежемесячно, а потому отражается в бланке как основной доход. Для заполнения строк второго раздела необходимо учитывать следующие правила:

1. Вне зависимости от того когда именно производятся окончательные расчеты по заработной плате днем фактического получения дохода считается последний день месяца. Именно он и указывается в строке 100, без сдвигов на иные даты, если этот день пришелся на выходной или праздник.
2. Строка 110 должна указывать на дату, когда налог фактически был удержан. Удержание может быть произведено только тогда, когда доход был выдан работнику на руки. Выплачивается зарплата чаще всего на карту банка или наличным путем через кассу, день перечисления или выдачи и будет считаться датой удержания подоходного.
3. Днем перечисления налоговой ставки считается следующий за датой выдачи зарплаты рабочий день. Именно он и прописывается в строке 120.
4. В 130 пункте проставляется размер фактически полученных работниками сумм.
5. В 140 указывается размер удержанного налога.

Обратите внимание, что НДФЛ высчитывается только один раз в месяц с заработной платы. Аванс не подвергается отдельным отчислениям и не требует его удержания.

Приведенная ситуация стандартна, но в организациях производятся частые рокировки персонала, а потому кто-то заключает трудовые договора, а кто-то их расторгает. Рассмотрим ситуацию, когда происходит увольнение работника, с начислением ему зарплаты и компенсации за неотгулянный отпуск:

1. При увольнении и заработок, и отпускные следует выплатить в последний рабочий день увольняющегося. Именно эта дата отразится в 100 пункте.
2. Так как удержать налоговую ставку следует в день выдачи дохода на руки, то 110 пункт полностью совпадет с 100-м.
3. А вот в 120 строчке прописывается дата рабочего дня, следующего за днем выдачи расчетных денежных сумм.
4. Сумма зарплаты и компенсации по уволившемуся плюсуется вместе и проставляется в 130 строке.
5. В 140 указываем сумму подоходного, удержанного с заработка и компенсации.

При увольнении отсрочка выплаты и удержания недопустима.

Нулевые выплаты по зарплате

Отсутствие насчитанной за отчетный период заработной платы еще не говорит о том, что отчет будет нулевым. Во-первых, в указанной форме отражаются все начисленные доходы, которые могут и не быть классифицированы как зарплата, но все же должны быть отражены. Во-вторых, бланк заполняется накопительным итогом с начала года, а значит, отсутствие дохода за квартал не отменяет ранее начисленные суммы, которые обязательно должны быть отражены.

Заполнять форму не понадобится, если с начала года никаких начислений не производилось, а наемные лица в организации вообще отсутствуют. Если ситуация временная, то налоговый агент может сдать нулевую декларацию с проставленными прочерками и нулями либо вовсе ее не сдавать, что также не будет считаться нарушением. Если работодатель вообще не имеет нанятых сотрудников, то он просто не обязан совершать какие-то действия для отчета.

Досрочная выплата зарплаты

Досрочная выплата начисленного заработка по закону считается нарушением. Каждая организация имеет строго установленные даты для выплаты основного дохода и аванса и эти даты должны соблюдаться. Кроме того, между обязательными выплатами должен быть интервал не более 15 дней,  а раннее перечисление влечет за собой обязанность по увеличению числа выплат в отчетный период. Однако существуют вполне законные причины выплатить рассчитанный заработок раньше положенного. Начислить деньги раньше придется в том случае, если день официальной выдачи приходится на выходной. В этом случае выдача средств производится в предшествующий рабочий день.

При досрочной выплате заработной платы раздел два заполняется так:

1. В 100-м пункте указывается дата перечисления средств работникам.
2. В 110-м – ставим день следующего ближайшего перечисления, например, авансовый платеж.
3. В 120-м – следующие за авансом рабочие сутки.

130 и 140 строчки содержат стандартную информацию о размере выплат.

Задолженность по зарплате и отпускным

Отличительной особенностью двух разделов отчета по форме 6-НДФЛ является тот факт, что первый содержит общую информацию о начислениях, а второй заполняется только по факту удержаний и перечислений.

Если отпускные и зарплата начислены, но не выплачены, то отражаются они следующим образом:

1. 020 – насчитанные суммы по зарплате и отпускным.
2. 040 — рассчитанный налог.
3. В 070 и 080 пункты не включаются эти суммы. В 070 сведения потребуется внести только после того, как деньги будут выплачены.
4. 100 строка – проставляется дата последнего дня месяца, за который начислен доход. По отпускным отражение не производится, если они не перечислены.
5. Остальные строки раздела два не заполняются, если деньги не выплачены.

Вносить информацию во второй раздел следует только после того, как деньги будут выданы работника, а подоходный перечислен в ФНС. Обратите внимание, если деньги выдали в одном квартале, а НДФЛ перечислили в другом, то так и отражаем сведения в отчете.

Отражение аванса

Доход обязательно должен делиться работодателем на две части и выплачиваться с интервалом в 15 дней. Но законодательство не указывает нанимателю как ему разграничить эти части. Руководство может установить выдачу аванса и основного дохода, а может разделить оклад на две и более части и выплачивать их в указанные дни. Эти два подхода в корне отличаются при отражении в рассматриваемом отчете.

Когда речь идет об авансовых платежах, то учет ведется просто – аванс никак не отражается в форме, потому что с него подоходный не удерживается. Выплаченные заранее суммы отражаются вместе с зарплатой и теми же датами. Если говорится о делении заработка на две или более частей, то каждое ее начисление сопровождается исчислением налоговых ставок, а значит, отражается отдельно по датам и суммам.

Доначисление зарплаты

Если по каким-то причинам производится перерасчет зарплаты, в результате которого она доначисляется, то суммы доплаты должны быть выданы сотрудникам и отражены в отчете.

Перерасчет прошлых периодов и доначисление отражается следующим образом:

1. В строке 100 ставится последний день месяца, за который был пересчитан доход.
2. В 110 проставляем дату, когда деньги были переведены на карт-счет или выданы наличными на руки сотрудникам.
3. В 120 указываем день фактического зачисления удержанных средств на счет ФНС.

Фактически строка 100 может разбиваться на несколько дат, если доначисление производилось за несколько месяцев, но все суммы могут быть выданы одним числом, поэтому в 110 и 120 строчке будет указано только по одной дате.

Начисленная, но не выплаченная зарплата

Невыплата доходов своевременно является негативной практикой, но все же случается ввиду трудностей, с которыми сталкиваются работодатели. Невыплаченная, но начисленная в 6-НДФЛ зарплата отражается следующим образом:

1. В первом разделе строки 020 и 030 заполняется с учетом насчитанных, но не выданных денег.
2. 040 содержит гипотетические расчеты по всем доходам.
3. В 070 строчку вносится только тот подоходный, который был реально перечислен.
4. 080 строка покажет, какие суммы налогов не были еще удержаны.

Второй раздел подлежит заполнению только после того, как деньги будут перечислены наемным лицам, а НДФЛ – ФНС.

Переходящая зарплата

Термин переходящая зарплата подразумевает под собой тот факт, что доходы начислены за один месяц, а выплачен в иной, а не имеет в виду случай, когда работодателю пришлось задерживать выплаты. Вообще для бухгалтерской отчетности эта ситуация типична, каждый месяц заработок рассчитанный за оконченный месяц выдается только в начале следующего. Этот факт никак не влияет на отчетность, только если не приходится на конец квартала.

Например, заработная плата за март всегда выдается в апреле. В этом случае отражаться это будет следующим образом: первый раздел формы включит в себя информацию об общих начислениях за первые три месяца года. А вот второй квартал не может отразить даты и суммы начислений, если они были совершены уже во втором квартале. Поэтому во втором разделе отражаем суммы, выплаченные в январе, феврале и марте, а те, что были перечислены в апреле, уйдут в полугодовой отчет.

Образцы документов