Уведомления и заявления об отпуске по графику

Согласно действующему законодательству, каждому работнику предоставляется определенное время для восстановления. В такой период входят не только ежедневные перерывы в течение рабочей смены и выходные дни, но и основной отпуск. Порядок предоставления и длительность такого периода оговаривается в общих и локальных нормативных актах, а также в трудовом договоре.

Но нередки случаи, когда может возникнуть необходимость изменения времени его предоставления.

Очередность ухода сотрудников в отпуск

Ежегодный отпуск гарантирован труженикам с учетом общей продолжительности работы в организации. То есть в данном случае значение имеет время прихода человека в компанию.

Пришедший впервые может воспользоваться отдыхом только по истечении полугода работы. В такой период включается время отсутствия человека, когда за ним, в соответствии с действующим законодательством, сберегалось рабочее место – вынужденный прогул, заболевание, использование дней без сохранения заработка, если их количество не превысило четырнадцати суток в год. По договоренности между сторонами отпуск можно взять и раньше.

Для некоторых категорий работников сделано исключение. То есть они имеют право уйти в отпуск и до истечения шести месяцев труда. К таковым отнесены:

1. Женщины до рождения малыша или сразу после его появления на свет.
2. Лица, которым не исполнилось восемнадцати лет.
3. Оформившие опеку над малышами в возрасте до трех месяцев.

Во второй и последующий годы работы очередность предоставления отпуска определяется внутренним графиком компании. Некоторым труженикам, например, мужу, если его жена  находится в декрете, отпуск предоставляется в любое удобное для него время.

Подготовка графика отпусков

В соответствии с требованиями действующих норм предоставление ежегодного отпуска осуществляется согласно графику очередности. Такой документ оформляется в каждой организации, независимо от формы собственности и подчиненности. Установленный порядок обязателен для исполнения как работником, так и руководителем. В графике наглядно представлено, сколько по продолжительности должен быть отпускной период для каждого труженика.

Составление

Для избегания жалоб и проблем, необходимо чтобы оформление графика было осуществлено правильно.

Прежде всего, нужно учитывать общее количество тружеников и численность каждого структурного подразделения. Это позволит определить оптимальное число работников, которые будут отсутствовать одновременно, поскольку, уход в отпуск большёго количества специалистов может негативно отразиться на деятельности компании в целом. Также при определении очередности необходимо учитывать количество тружеников, которые обладают преимущественным правом ухода в отпуск.

Сам документ оформляется в виде таблицы, в которой должны быть указаны фамилии и инициалы каждого работника, а также период отпусков.

После подготовки проекта документа. Его необходимо согласовать с профсоюзным органом не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. При получении материалов профсоюз обязан рассмотреть их в пятидневный срок. О согласовании председатель профкома расписывается на графике и ставит печать.

Утверждение

После того как проект документа был согласован с профсоюзным органом, руководитель обязан издать приказ об утверждении графика отпусков. В таком распоряжении указывается:

1. Название компании.
2. Регистрационный номер и дата оформления приказа.
3. Календарный год, на который устанавливается очередность.
4. Подпись начальника.

Следует отметить, что подпись руководителя и печать организации должны стоять и на самом графике.

Ознакомление работников

В соответствии с действующим законодательством необходимо осуществить ознакомление с графиком всех сотрудников. Нормативными актами не установлен срок для реализации такой процедуры. Правильным будет знакомить людей с содержанием документа, после его утверждения. На практике такое делается до начала календарного года.

Корректировка графика

Иногда по различным причинам, возникает необходимость внесения изменений в график очередности. Инициировать такую процедуру может, как руководитель, так и работник, то есть правом в данном случае обладает каждая из сторон.

Для того чтобы изменить время использования отпуска необходимо придерживаться определенного порядка внесения поправок в документ.

В каких случаях возможно

Изменения в графике происходят только в случаях, когда для этого имеются обоснованные причины. Все зависит от стороны, выразившей намерение.

Если это исходит от руководителя, то возможно в случаях, когда отсутствие специалиста может негативно отразиться на деятельности компании в целом. В таких обстоятельствах перенести отпуск можно только с согласия труженика. Причем последний должен использовать период для отдыха не позднее двенадцати месяцев после окончания года, за который отпуск предоставлен.

Действующими нормами запрещено непредоставление периода для отдыха в течение двадцати четырех месяцев подряд. Также нельзя переносить отпуска работникам младше восемнадцати лет и трудящимся  во вредных условиях.

С просьбой временно прервать работу раньше или позже может обратиться и сам сотрудник. Написать заявление человек имеет возможность в следующих случаях:

1. Нахождение на излечении.
2. Исполнение во время отпуска госбюджетных обязанностей, в связи с которыми человек освобождается от работы.

В таких ситуациях новый период отпуска определяется руководителем, с учетом мнения труженика.

Процедура изменений

Реализация намерения о переносе отдыха зависит от стороны-инициатора. Если такую цель преследует работник, то он должен составить письменное заявление на перенос отпуска. В случае намерения руководителя, последний обязан получить от работника согласие. Оно может быть оформлено в виде отдельного документа, либо в качестве росписи на соответствующем распоряжении.

После того как документально был оформлен повод для изменения времени отдыха, начальник издет и утверждает приказ, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись.

Уведомление о начале отпуска

Согласно требованиям действующих нормативных актов, независимо от общей продолжительности отдыха, о времени его начала человек должен быть предупрежден заранее. Такое информирование произведится лично под подпись. На практике рекомендуется оформить отдельное уведомление.

Форма и структура

Действующим законодательством не установлено определенного стандарта. Документ составляется произвольно. Но в него необходимо включить информацию, которая будет отражать суть уведомления:

1. Название организации.
2. Данные о работнике – полные фамилия имя, отчество, название должности, которую он занимает. Адрес места проживания указывается только в случае, если бумага будет направляться по почте.
3. Количество дней отпуска.
4. Время его начала и окончания.
5. Подпись руководителя.

После составления документа он передается труженику.

Срок и порядок уведомления

О времени отпуска человек должен быть проинформирован не позднее чем за две недели до начала такого периода. Действующим законодательством не установлены способы передачи извещения. На практике можно прибегнуть к нескольким вариантам.

Во-первых, вручить уведомление человеку лично под подпись. Для этого труженика лучше всего пригласить в кадровую службу, где произойдет передача документа. Поскольку извещение составляется в двух экземплярах, то на втором работник должен поставить подпись о получении. Либо для этих целей можно изготовить отдельную учетную форму, например, журнал или книгу. Отказ от получения необходимо зафиксировать путем составления акта.

Во-вторых, уведомление можно направить по почте. Такое практикуется, когда труженик отсутствует на работе по уважительным причинам, например, болезнь или длительная командировка.

В-третьих, можно посетить человека по месту проживания. Этот способ не является обязательным условием и практикуется крайне редко, поскольку, он очень затратный для организации.

В-четвертых, допускается пересылка письма по интернету. Такой вариант также используется редко, поскольку не дает гарантии его доставки человеку. Это обусловлено ещё и тем фактом, что не все люди имеют в своем личном распоряжении необходимую компьютерную технику.

Независимо от выбора способа передачи извещения, обязанность по его доставке полностью возложена на руководителя организации.

Последствия несоблюдения требования об уведомлении

В случае несвоевременного информирования работника о начале времени отдыха, руководитель обязан перенести отпуск. Для этого требуется выполнить следующие условия:

1. Период уведомления должен быть нарушен.
2. Труженик должен направить руководителю письменное заявление.
3. Срок переноса отпуска согласовывается с работником.

Следует отметить, что действующим законодательством не установлены обстоятельства, при наличии которых руководитель не несет ответственности за нарушение указанного временного периода.

Судебная практика

В судебной инстанции РФ рассматривалась жалоба компании на представление инспекции по труду о привлечении организации к административной ответственности за нарушение требований законодательства о труде.

По результатам проведенной инспекцией проверки на организацию был наложен денежный штраф. Причину наказания специалисты инспекции обосновали следующими фактами:

1. Труженики не уведомлялись о начале отпуска.
2. Фактически отдых предоставлялся по заявлениям работников за два-три дня до его начала.
3. Труженику с ограниченными возможностями был установлен отпуск меньшей продолжительностью, чем определено законом.

Представитель компании с доводами инспекции не согласился. Свою позицию он обосновал следующими данными:

1. Компания не была предварительно проинформирована о времени и месте рассмотрения административного материала.
2. Составленный протокол был передан в организацию одновременно с вынесенным решением.
3. С учетом специфики формы собственности, компания не могла быть подвергнута плановой проверке.
4. Перед началом работы, инспектор не разъяснил руководителю его права.
5. Решение принимал специалист, который составлял протокол. Это является нарушением требования законодательства.
6. Поскольку ранее к организации не применялись меры административного воздействия, можно было ограничиться вынесением предупреждения.
7. Труженик с ограниченными возможностями не подтвердил документально свой статус, в связи с чем ему установили отпуск общей минимальной продолжительности.

Инспекция направила ходатайство о рассмотрении жалобы без её представителя.

В ходе изучения представленных материалов судом  установлено, что о времени проведения проверки компания была уведомлена надлежащим образом. По поводу длительности отпуска инвалида проверяющий допустил нарушение, так как труженик документально не подтвердил свой статус. Мера воздействия в виде штрафа была избрана по причине того, что организация ранее привлекалась к административной ответственности за нарушение санитарных норм. С содержанием составленного протокола руководитель организации согласился. Вынесенное постановление вручили организации в установленный законом срок.

На основании изложенного суд принял свое решение. Просьба компании была удовлетворена частично. Из протокола о наказании исключена информация о нарушении установленной продолжительности отпуска инвалида. Размер денежного штрафа уменьшен.