Профессиональное сотрудничество, независимо от его вида, подразумевает совершение определенных действий, заключившими соглашение о взаимодействии. Однако довольно часто возникают ситуации, когда одна из сторон не исполняет должным образом свои обязанности. В этом случае возникает повод для подачи искового заявления в суд. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо, прежде всего, решить вопрос без вмешательства третьих лиц. Для этого можно направить претензионное письмо. Такой подход позволит решить проблему без участия официальных инстанций.
Претензии можно условно разделить на: предъявляемые в обязательном порядке, указанные в условиях договора, обусловленные инициативой одной из сторон.
Претензионный порядок
В некоторых случаях необходим досудебный способ урегулирования спорных вопросов.
По сути своей, претензионный порядок представляет собой процесс, когда стороны договора самостоятельно, без обращения в официальные инстанции, стремятся урегулировать возникшие между ними разногласия. Сама процедура достаточно проста. Одна из сторон, которая считает, что её права были нарушены, направляет другой письмо, в котором подробно излагает причины своего недовольства, а также пути решения проблемы. Указанный порядок установлен не только общими нормативными правовыми актами. Довольно часто он прописывается в тексте договора. Для некоторых видов сотрудничества претензионный способ решения разногласий должен осуществляться в обязательном порядке.
К таковым отнесены:
- Ситуации, когда заключение договора является обязательным условием.
- Внесение изменений и поправок в текст соглашения.
- Окончание арендных отношений.
- Вопросы, связанные с наймом жилого помещения и выселением.
- Поправки в алиментные обязательства.
- Прекращение банковской сделки об обслуживании счета.
- Осуществление операций в рамках госбюджетного контракта.
- Выплаты по обязательному страхованию автогражданской ответственности.
- Грузоперевозки любым видом транспорта.
- Доставка почтовой корреспонденции.
- Автоперевозки пассажиров.
- Право ограниченного пользования чужим зданием или земельным участком.
- Оказание услуг связи.
- Претензии к туроператору.
- Урегулирование вопросов в области стандартизации.
Такой перечень не является исчерпывающим. Стороны могут по взаимному согласию указать претензионный порядок в тексте соглашения. В таком случае он становится обязательным условием по урегулированию спора.
Случаи, когда следует подать претензию
Переписка по вопросам разногласий начинается в случае нарушения одной из сторон договора своих обязательств. В таких ситуациях необходимо писать претензию партнеру. Действующим законодательством количество писем не ограничено. То есть любая из сторон может направить повторную претензию.
Направление обращений другой стороне в большинстве случаев вызвано необходимостью погасить денежный долг, заменить некачественную продукцию, выполнить в полном объеме другие обязательства.
Независимо от причин недовольства, каждая из сторон имеет право самостоятельно принимать решение о направлении претензии.
Погашение задолженности
Денежные споры являются, пожалуй, самым распространенным поводом для возникновения разногласий. Задолженность может образоваться только в случае, если одна из сторон несвоевременно рассчиталась с другой за поставленный товар или оказанную услугу. Это является поводом для направления претензии.
Следует отметить, что к такой ситуации применяется ещё одно правило. Даже если это не отражено в тексте договора, действующим законодательством определено, что должник будет обязан выплатить не только основной долг, пеню и неустойку, но ещё и проценты за использование чужих денежных средств. Несмотря на то что невыплаченные суммы находятся в ведении недобросовестной стороны, она утрачивает права на них с момента исполнения другим партнером своих обязательств.
Ненадлежащее качество товара
Нередки случаи, когда направление рекламации связано с поставками непригодной для использования продукции. Её вид в данном случае роли не играет. В соответствии с требованиями действующих норм некачественный товар подлежит замене. При этом все расходы, связанные с поставкой брака, берет на себя недобросовестная сторона. В некоторых случаях такая проблема может быть вызвана нарушением порядка грузоперевозки. Но в такой ситуации ответственность перед получателем все равно несет поставщик. Последний может возместить понесенные убытки путем подачи иска в отношении компании-грузоперевозчика.
Перед направлением претензии получатель должен составить акт, в котором необходимо указать, сколько единиц некачественной продукции было получено, каков характер недостатков. Правильным будет приложить один экземпляр акта к претензии. В качестве путей решения проблемы можно предложить замену некачественного товара равноценным объемом либо возместить денежными выплатами.
Некачественная услуга
Неисполнение обязательств может выражаться в ненадлежащем осуществлении определенных действий. Услуга любого рода должна оказываться качественно, то есть не влечь за собой причинение ущерба. Например, исполнитель в интересах заказчика выполнял ремонтные работы. В процессе проведения приемки, были выявлены недостатки, допущенные во время строительства, которые могут привести впоследствии к аварии или несчастному случаю. В такой ситуации исполнитель обязан устранить допущенные нарушения за свой счет. Для этого необходимо направить претензию, в которой предложить партнеру сделать это в добровольном порядке.
Неисполнение условий договора
Недобросовестность стороны договора может выражаться в самоустранении от исполнения некоторых обязательств, например, непоставка товара. Невыполнение любого условия соглашения может служить поводом для направления претензии с требованием об устранении недостатков. Такая ситуация может быть вызвана не только недобросовестностью партнера. Это может произойти в силу обстоятельств непреодолимой силы. Поэтому в претензии можно предложить не только возместить причиненный ущерб, но и внести некоторые поправки в условия договора, например, увеличить срок исполнения обязательств.
Требования к составлению документа
Несмотря на то что образец текста претензии можно позаимствовать на официальном сайте большинства госбюджетных инстанций, это носит рекомендательный, а не обязательный характер. Сам документ должен быть оформлен правильно, то есть без орфографических ошибок. В тексте должна быть отражена вся информация, отражающая суть претензии. Документ состоит из обязательных данных, вводной, описательной и заключительной частей.
Основные реквизиты
Текст претензии начинается с указания обязательных сведений. К таким реквизитам отнесены:
- Данные о сторонах договора – полное наименование каждой из них, адреса места нахождения, контактные телефоны.
- Дата и место составления письма.
- Подпись представителя стороны-инициатора.
Без таких данных претензия будет недействительной, вследствие чего другая сторона может не принять к сведению предъявляемые требования.
Изложение обстоятельств дела
Вводная и описательная части составляют основу документа. Инициатор должен подробно описать сложившуюся ситуацию.
Необходимо отразить следующее:
- Дата, регистрационный номер и место заключения договора.
- Предмет соглашения, то есть оказываемые услуги или поставляемая продукция.
- Сроки выполнения обязательств сторонами.
- В чем выразилось нарушение условий договора.
Для того что обосновать свою позицию правильным будет приложить к претензии оправдательную документацию – расчет суммы задолженности, акт приемки выполненных работ, оказанных услуг, получения продукции.
Формулирование требований
Заключительная часть является необходимой. Здесь инициатор должен четко изложить свои требования к другой стороне. Их содержание зависит от результатов, к которым стремится заинтересованный, например, возместить задолженность или заменить некачественный товар. Также необходимо определить сроки устранения недостатков и предупредить другую сторону об обращении в суд, если претензия останется без ответа.
Способы доставки получателю
Действующим законодательством не установлено обязательных способов, которые инициатор может использовать для передачи обращения другой стороне соглашения. На практике прибегают к следующим вариантам:
- Самостоятельное вручение.
- Почтовая пересылка.
- Передачи посредством ресурсов интернета.
Любой из указанных способов инициатор выбирает самостоятельно исходя из своих возможностей и особенностей сложившейся ситуации.
Личное вручение
В случае с претензией самостоятельная передача не является самым распространенным способом. Его используют в основном в случаях, когда на урегулирование спора нет много времени. В таких обстоятельствах компания-инициатор направляет своего представителя, который должен иметь при себе:
- Два экземпляра оформленной в письменном виде претензии.
- Документ, удостоверяющий личность.
- Доверенность, выданную организацией, которая подтверждает полномочия представителя. В таком документе необходимо отразить данные о направленном специалисте, круг его прав и обязанностей.
Правильным будет направить не одного, а как минимум трех человек. Это обусловлено тем, что в случае отказа делового партнера от получения претензии, необходимо оформить акт. О передаче обращения представитель другой стороны соглашения ставит подпись на одном из экземпляров документов, который остается у инициатора.
В ходе личного вручения можно убедиться, что претензия была доставлена по назначению. Также можно будет провести дополнительные переговоры и разрешить все спорные вопросы на этом этапе.
Почтовое отправление
Пересылка – это самый распространенный вариант направления обращения. В этом случае необходимо использовать специальную корреспонденцию. В такой ситуации отправитель получает уведомление о том, что претензия адресату вручена, либо в извещении будут указаны обстоятельства, которые стали причиной недоставки обращения.
Электронное письмо
Переписка посредством ресурсов интернета, является самым распространенным способом обмена информацией. Не исключение здесь и претензионная работа. Обращения такого характера могут пересылаться по электронной почте, как и любые другие. Для этого необходимо располагать соответствующим техническими средствами, чтобы перевести всю документацию в цифровой формат, в целях её последующей передачи. Также нужно знать адрес электронной почты получателя. В настоящее время большинство компании этим обладают.
К цифровому варианту претензии необходимо прикрепить все данные, которые имеют отношение к возникшему спору – электронную версию акта приемки выполненных работ и других документов.
Подтверждения передачи обращения в этом случае фактически не будет. Но на электронную почту отправителя придет уведомление о доставке корреспонденции получателя, которое впоследствии можно распечатать на бумажный носитель.
Ответ на претензию
Виновник, который получил обращение от своего партнера, должен написать свой отзыв. Ответы в таких обстоятельствах можно условно разделить на три категории:
- Полное согласие с доводами инициатора. В этом случае нарушитель не оспаривает позицию другой стороны. Он согласен в добровольном порядке устранить все имеющиеся недостатки, например, погасить задолженность или возместить причиненный вред. Такой результат встречается не так часто, но является наиболее выгодным для направившей претензию стороны.
- Частичное согласие. В данном случае получатель обращения имеет свою точку зрения по отдельным направлениям спора. Например, в полученной претензии высказано требование о погашении денежной задолженности. Получатель согласен возместить сумму, но у него есть сомнения о правильности произведенных расчетов.
- Полное несогласие с другой стороной договора. В этом случае получатель полностью отрицает свою вину и не собирается возмещать причиненный ущерб, ссылаясь на непричастность к сложившейся ситуации.
Независимо от позиции стороны, правильным будет все же направить ответ отправителю. Хотя действующим законодательством это не определено как безусловное правило.
В ответе можно обосновать свою позицию оппоненту, например, представить свои расчеты задолженности или другую документацию, подтверждающую факт отсутствия вины. Это может сыграть положительную роль. В последующем, при судебном разбирательстве, содержание ответов на претензии будет учтено.
Сам отзыв может быть направлен по почте, через интернет или передан лично.
Добавить комментарий