Как составить досудебную претензию

Отношения в рамках заключенного соглашения характеризуются определенными условиями. Они оговариваются сторонами в тексте подписанного договора. Это накладывает на стороны отношений определенные обязательства. Однако на практике нередко встречаются случаи, когда кто-либо из партнеров исполняет свои обязанности недостаточно полноценно либо вовсе самоустраняется от их соблюдения.

В таких ситуациях другая сторона имеет  право обратиться с исковым заявлением в суд. Действующим законодательством определено, что проблему можно решить более мирно. Для реализации такого намерения инициатору необходимо направить досудебную претензию другой стороне.

Причины возникновения споров

Действующими правовыми актами оговорены обстоятельства, которые могут привести к появлению разногласий между сторонами сотрудничества.

К таковым можно отнести:

1. Поставка некачественного товара.
2. Оказание услуг в недостаточном объеме.
3. Нарушение сроков исполнения обязательств.
4. Необоснованное прекращение договорных отношений в одностороннем порядке.
5. Возврат имущества в свое владение.

В этом случае сторона-инициатор может потребовать от своего партнера возместить причиненный ущерб, заменить некачественный товар на равноценный или выразить просьбу о возврате денежных средств.

Суть досудебного урегулирования

Досудебное претензионное письмо является средством, которое помогает решить вопрос без вмешательства официальных инстанций. То есть в данном случае все может быть урегулировано в добровольном порядке на стадии переписки между сторонами договора. На этом этапе партнеры могут даже провести переговоры, установив для себя пути решения возникшей проблемы. В этой стадии допускается достижение согласия на взаимовыгодных условиях. Стороны в данном случае избавляют себя от дополнительных расходов вызванных, например, оплатой услуг законного представителя или эксперта. Проведя переговоры, можно найти оптимальные пути урегулирования разногласий и избежать судебного разбирательства в последующем.

Это наиболее выгодный вариант для обеих сторон, поскольку нередки случаи, когда судом могут быть выявлены не только нарушения условий заключенного соглашения, но и требований общих действующих нормативных актов. Это может повлечь применение к виновной стороне дополнительных мер воздействия. Не исключается вероятность привлечения к административной или уголовной ответственности.

Назначение претензионной жалобы

Суть обращения такого характера заключается в уведомлении своего делового партнера о нарушении договорных обязательств и необходимости возмещения причиненного ущерба, например, возврат денег или замена некачественного изделия. Претензионная жалоба представляет собой информационное письмо и направляется в случае, когда сторонам не удалось достигнуть договоренности по спорным вопросам.

Предарбитражный порядок решения проблем в большинстве ситуаций является обязательным. Без его соблюдения рассмотрение искового заявления будет невозможным в последующем.

Направление претензии означает, что инициатор исчерпал все способы и переходит к началу официальной процедуры, поскольку такие обращения впоследствии приобщаются к материалам судебного разбирательства.

Содержание и форма

Законодательством не установлено единого образца претензии. Все определяется исходя из предмета договорных отношений и характера возникшего спора. Пример такого письма можно позаимствовать на специализированных интернет-сайтах. Обязательным условием является письменная форма документа. Составить претензию можно на бланке компании, изготовленном типографским способом, либо использовать для этого обычный лист офисной бумаги.

В тексте претензии, кроме обязательных реквизитов, необходимо написать:

1. Основание для начала профессионального сотрудничества, то есть дату и номер заключенного договора.
2. Все этапы исполнения обязательств. Здесь имеется в виду начало сотрудничества, все действия, которые выполнила сторона, например, поставила товар или оказала услугу.
3. В чем выразилось нарушение со стороны делового партнера. Должно быть указано, в какие сроки последний обязан был выполнить условия со своей стороны, что было нарушено. Также надо сделать ссылку на пункт соглашения и действующий нормативный акт.
4. Каков характер и размер причиненного ущерба.
5. Что необходимо возместить.
6. Пути решения проблемы – возврат денег, замена товара, устранение недостатков за счет недобросовестной стороны.
7. Сроки урегулирования спора.
8. Перечень прилагаемой к претензии документации. Сюда можно отнести расчеты по образовавшейся задолженности, акты выполненных работ, приемки поставленных товаров или оказанных услуг.

Писать текст следует без ошибок и сокращений. Для этого лучше всего использовать компьютер или другие технические средства. Необходимо уведомить вторую сторону о том, что в случае, если претензия будет оставлена без ответа, то инициатор направит исковое заявление в суд.

Обязательные реквизиты

Составление претензионного заявления невозможно без указания в тексте необходимой информации.

К таким реквизитам отнесены:

1. Сведения о сторонах договора – полное наименование компаний, адреса места расположения, контактные телефоны, данные об электронных почтовых ящиках.
2. Регистрационный номер претензии и дата её оформления. Это необходимо для того, чтобы в последующем можно было подтвердить отправку обращения.
3. Банковские реквизиты получателя. Это актуально в случае, если инициатор настаивает на выплате денежных средств за причиненный ущерб.
4. Подпись руководителя компании или другого, уполномоченного им должностного лица.
5. Адрес, на который инициатор желает получить ответ. В большинстве случаев это касается ситуаций, когда отправитель изменил свое местонахождение.

Указанные реквизиты обязательны для их отражения в тексте претензии. В противном случае обращение впоследствии при рассмотрении иска может быть признано ненадлежащим.

Правила подачи претензии

Передача составленного обращения является обязанностью инициатора. Это безусловное требование действующего законодательства.

На практике можно выделить несколько способов направления претензии:

1. Почтовая пересылка. Это самый распространенный вариант, он используется чаще других. В данном случае правильным будет послать письмо, используя специальную корреспонденцию. Такой вариант предусматривает вручение претензии получателю под подпись. Отправитель получает на руки письменное уведомление, то есть документальное подтверждение того факта, что обращение адресату доставлено.
2. Пересылка посредством интернета. Обязательным условием в данном случае является наличие как у отправителя, так и у получателя электронной почты. В противном случае доставка будет невозможной. По этой причине указанный вариант не очень подходит для ситуаций, когда переписка ведется между физическими лицами, так как у последних не всегда имеется в личном распоряжении электронная почта и необходимая компьютерная техника. Подтверждением для отправителя о доставке претензии будет являться автоматическое уведомление.
3. Передача через доверенное лицо. Организации в таких случаях чаще всего используют штатного специалиста. Это необязательно должен быть курьер. То есть нет необходимости содержать в штате такую единицу. Представителю нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать его полномочия. Указанный документ должен быть подписан руководителем компании и заверен печатью. Аналогичный порядок предусмотрен и для физических лиц. Только в этом случае доверенность заверяет нотариальный специалист. Независимо от стороны направившей представителя, последний должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность.

В любом случае вариант передачи выбирает инициатор в зависимости от сложившейся ситуации и своих финансовых возможностей.

Срок ответа заявителю

Временной период отзыва на обращение определяется предметом заключенного договора. По общим правилам он составляет тридцать суток. В отдельных случаях он может быть другим.

К ним отнесены:

1. Замена некачественной продукции на равноценную – семь дней. Этот период может быть увеличен до одного месяца, при условии, если у продавца отсутствует аналогичный товар.
2. Двадцать дней, если возникла необходимость провести дополнительную диагностику изделия.
3. Десять дней в случае с возвратом денежных средств.
4. Сорок пять суток на ремонт. Если спор связан с изделием длительного использования, то продавец должен предоставить покупателю в течение трех дней аналог во временное пользование.
5. При оказании услуг связи срок может составлять в пределах от одного до шести месяцев, в зависимости от вида коммуникаций.
6. Перевозка грузов – тридцать суток.

Сторонами договора могут быть предусмотрены другие сроки ответов при условии, если это не противоречит требованиям действующих норм. Несоблюдение получателем указанных временных периодов является поводом для возникновения дополнительных претензий. В этом случае, в ходе рассмотрения иска инициатор может ходатайствовать не только о возмещении причиненного ущерба или возврате денежных средств, но и выплате штрафа или неустойки.