Как должна быть оформлена книга жалоб и предложений

Книга жалоб и предложений ведется на основании требований закона.

Порядок ведения подобного документа и его образец закреплены в нормативно-правовых актах. В частности, указывается, как должна выглядеть такая книга, каким образом нужно её вести. На некоторых интернет-сайтах даже можно найти и скачать фото такого документа.

Следует отметить, что в действующем законодательстве в настоящее время нет отдельного правового акта, устанавливающего единый образец книги жалоб для всех структур. Но такой документ упоминается в различных специальных нормах.

Независимо от этого книга должна вестись в каждой организации, любой формы собственности и подчиненности. В противном случае со стороны надзорных и контролирующих инстанций к компании в целом или к отдельным должностным лицам могут применять меры воздействия.

Книга жалоб и предложений

Довольно часто претензии по факту отсутствия или ненадлежащего оформления и ведения указанного документа, поступают со стороны Роспотребнадзора. В основном это касается администрации организаций торговли, где книга должна вестись. Такое требование предъявляется в связи с нормами законодательства, которые касаются защиты прав потребителей.

Целевое назначение

Книга жалоб представляет собой инструмент предупредительного характера. Каждый потребитель может оставить в ней свой отзыв об уровне обслуживания клиентов в организации. Такой подход позволяет решить проблему без проведения судебного разбирательства. Это очень выгодно, прежде всего, для руководства. В данном случае актуальная информация не будет скрыта от внимания начальника. Последний не только сможет решить проблему своими правами, но и будет иметь возможность провести детальный анализ профессиональной деятельности подчиненных, чтобы устранить впоследствии все предпосылки к появлению нарушений.

Ведение книги не менее важно и для клиента. В таком случае он сможет подать жалобу сразу, не оформляя при этом дополнительных письменных обращений.

Правила оформления

Чтобы избежать проблем в последующем, необходимо четко соблюдать все требования, предъявляемые к ведению документов такого рода и оформлять его.

Прежде всего, нужно заказать саму брошюру книги. Она изготавливается типографским способом и приобретается на возмездной основе. Полученную форму документа, необходимо вести с учетом требований законодательства.

Сначала нужно книгу прошить и пронумеровать каждую её страницу. Это делается для обеспечения сохранности всех вносимых в неё данных. После этого заполняется титульный лист книги, с указанием сведений о компании. На его оборотной стороне прописывают сведения о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц. В завершении необходимо правильно заполнить первый лист книги.

Книгу жалоб надо зарегистрировать. На практике фиксация происходит в порядке, предусмотренном для ведения любой внутренней документации. То есть регистрировать книгу нужно в журнале учета бумаг компании.

Обязательные реквизиты

К таким данным относятся:

  1. Наименование документа. В этом случае это будет книга отзывов и предложений.
  2. Название организации, с указанием её правовой формы, например, ОАО или ЗАО.
  3. Место регистрации книги.
  4. Нумерация страниц.
  5. Дата заполнения.
  6. Подпись начальника.
  7. Оттиск печати компании.

На первом листе в обязательном порядке нужно указать следующую информацию:

  1. Регламент ведения документа – правила внесения сведений, порядок рассмотрения обращений анонимного характера.
  2. Правила предоставления книги посетителям для внесения в неё записей.

Если места на первой странице недостаточно, то текст можно продолжать на второй и третьей.

Где должна находиться

В соответствии с законом книга предъявляется посетителю по первому требованию. Поэтому она должна находиться в доступном месте. Для этих целей можно предусмотреть отдельную ячейку на информационном стенде.

Следует помнить, что хищение книги жалоб уголовно наказуемое деяние, а за её отсутствие к ответственному должностному лицу также могут применяться определенные меры воздействия. В связи с этим необходимо располагать документ таким образом, чтобы он находился в поле зрения специалиста компании.

Также книга предложений может храниться в служебном кабинете работника, ответственного за её ведение, но с таким расчетом, чтобы в течение трудового дня её можно было предъявить по первому требованию заявителя. На практике документ всегда находится в приемной руководителя либо у специалиста, который осуществляет рассмотрение обращений граждан.

Лица, ответственные за хранение

В каждой организации книгу ведет конкретное должностное лицо. Для этого необходимо оформить приказ о назначении ответственного лица.

В тексте нужно отразить следующее:

  1. Наименование компании.
  2. Дату и регистрационный номер приказа.
  3. Основания для его издания.
  4. Полную фамилию, имя, отчество и должность ответственного.
  5. Дату начала полномочий.
  6. Определить специалиста, который будет заменять ответственного в случае временного отсутствия – отпуск, заболевание, учеба, командировка.
  7. Подпись руководителя.

С приказом ответственный специалист должен быть ознакомлен под подпись.

Порядок внесения записей

Не только оформление, но и заполнение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства.

Во-первых, книга должна находиться на видном месте. По первому требованию она выдается человеку.

Во-вторых, заявителю необходимо выделить отдельное удобное место, на котором он сможет спокойно, не отвлекаясь, сформулировать свое предложение или жалобу.

В процессе внесения записи человек должен указать свои данные – фамилию, имя, отчество полностью, домашний адрес, контактный телефон. Без этих сведений жалоба будет считаться анонимной и может не рассматриваться. Исключением в данной ситуации является информация о готовящемся, длящемся или совершенном преступлении.

Нельзя использовать ненормативную лексику, а также фразы, оскорбляющие человеческое достоинство. Запрещается требовать от человека внесение какой-либо информации. Запись может содержать только текст, касающийся жалобы или предложения. Схемы и другие рисунки вносить в книгу нельзя.

Ответственность за отсутствие

За отсутствие жалобной книги к виновному могут применяться меры воздействия административного характера в виде наложения обязательства о выплате денежного штрафа. В КоАП РФ не содержится конкретной статьи, прямо указывающей на такое нарушение. На практике к виновным применяют санкции, предусмотренные статьей 14.8 за нарушение иных прав потребителей, а также 14.15 в случае несоблюдения правил продажи отдельных видов товаров. Такой подход обусловлен тем фактом, что в нормах, касающихся обслуживания граждан, указано обязанность компании предъявлять человеку жалобную книгу по первому его требованию.

Порядок рассмотрения претензий

По сути своей любое предложение или жалоба являются одной из форм обращений человека в организацию. Порядок рассмотрения в этом случае регулируется действующим законодательством об обращении граждан.

Должностное лицо, назначенное для проведения проверки по факту жалобы, обязано внимательно изучить содержание записи. При этом внесенные сведения нельзя править или удалять отдельные листы книги.

Обращение должно быть рассмотрено в срок, установленный Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Он составляет тридцать суток. В расчет берутся фактические, а не рабочие дни. Исчисляется такое время с момента регистрации обращения. В данном случае – со дня внесения записи. Если предложение или жалоба поступила в высший орган управления, то срок рассмотрения составит двадцать дней. Такой период может быть продлен не более чем на тридцать суток, если необходимо осуществить дополнительные действия. Об увеличении срока рассмотрения извещается обратившийся.

Ответственный человек, который проводит проверку, имеет право запрашивать нужную информацию у третьих лиц. Последние должны предоставлять необходимые сведения и данные в течение пятнадцати дней с момента поступления им запроса.

После того как будет собрана вся необходимая информация и проведен её детальный анализ, заявителю направляется ответ. О принятом решении человеку сообщается посредством почтовой связи. Письмо направляется в адрес, указанный в обращении. Также человек должен быть проинформирован о своем праве аннулировать принятое решение.

Судебная практика

В одной из судебных инстанций РФ было рассмотрено дело по факту предъявления искового заявления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека к коммерческой компании, о восстановлении нарушенных прав неопределенного числа потребителей.

В ходе изучения содержания поступившего обращения было установлено следующее. Заместителем руководителя Управления Федеральной службы было принято решение о проведении плановой проверки деятельности компании на предмет соблюдения законодательства о защите прав потребителей. С этой целью в проверяемую организацию были направлены сотрудники Роспотребнадзора. О предстоящих мероприятиях компания была надлежащим образом проинформирована. В ходе проведенной проверки были выявлены нарушения требований Федерального закона от 7 февраля 1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей», в части касающейся представления в наглядном и доступном виде сведений и данных, а именно: не был оформлен информационный стенд о выполняемых работах и оказываемых услугах, отсутствовала книга замечаний и предложений, а также информация о режиме работы компании, её наименовании и адресе. В связи с указанным Федеральная служба выступила с просьбой признать незаконными действия компании и обязать последнюю не только устранить указанные недостатки, но и в случае удовлетворения иска, проинформировать о факте вынесения судебного решения потребителей, разместив информацию в доступном для них месте.

Представитель истца в судебное заседание явился и требования поддержал в полном объеме.

Представитель компании также согласился с тем, что выявленные нарушения имели место и требования законодательства не исполнялись должным образом.

Выслушав стороны, суд посчитал нужным удовлетворить иск. Признание требований Федеральной службы подтверждается письменным отзывом ответчика. Из представленных материалов проверки следовало, что мероприятия по анализу деятельности организации на предмет соблюдения требований действующего законодательства специалистами Роспотребнадзора были проведены. Ответчик фактов нарушения не отрицает и готов устранить выявленные недостатки в добровольном порядке.

На основании изложенного суд вынес свое решение. Выявленные нарушения прав неопределенного круга потребителей по предоставлению соответствующей информации, а именно – отсутствие книги жалоб, стенда, содержащего сведения о компании, оказываемых услугах и выполняемых работах, были признаны противоправными.

Решение от 5 сентября 2017 г. по делу № 2-838/2017

Добавить комментарий

Call Now Button8 (800) 302-33-28