Восстановление трудовой книжки

Трудовая книжка — это рабочий паспорт человека. Без нее невозможно трудоустроиться на новое место.

Начисление пенсионного пособия также производится исключительно на ее основе. Но, как и всякий иной документ, она может быть испорчена, утеряна или украдена. Во всех указанных случаях придется восстановить трудовую книжку. Процедура получения дубликата довольно сложная, поэтому требует поэтапного разъяснения.

Случаи утраты трудовой книжки

Трудовая книжка — это документ, в который вносится информация обо всей рабочей деятельности гражданина. В нее записываются данные о самом владельце и его образовании и специализации. Она содержит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. Трудовой кодекс устанавливает обязательность предоставления этого бланка нанимателю при приеме на работу. Заключить контракт без нее можно только в том случае, если это начало рабочей деятельности и первое место труда.

Законодательство возлагает обязанности по ее хранению на обе стороны, в зависимости от ситуации:

  1. При трудоустройстве гражданин передает книжку работодателю и с этого момента она хранится у него вплоть до увольнения. Весь этот период ответственность за ее сбережение несет организация-наниматель.
  2. В периоды между увольнением и нового устройства на работу документ остается у самого гражданина, и он за него отвечает.

Восстановительная процедура возлагается на того, кто нес обязанности по сохранению бланка в период утери.

Потеря работником

Как показывает практика, большая часть требуемых дубликатов выдается именно по запросам физических лиц, а не юридических, что доказывает безответственность подхода граждан к сохранности личных документов. Говоря о причинах, по которым люди обращаются с просьбой о выдаче дубликата, можно выделить следующие:

  1. Потеря. Это наиболее распространенная причина, указываемая в заявлениях.
  2. Кража. Также довольно часто случается, особенно когда человек хранит важную документацию в сумке или машине.

Все указанные пункты могут быть реальными или мнимыми. Иногда граждане сознательно идут на утерю или порчу бланка, чтобы получить новый. Этот подход практикуется в том случае, если в трудовую книжку внесена нелицеприятная запись. Но следует понимать, что хотя данная процедура и осуществима она все же негативно скажется на самом владельце. В результате сознательного обнуления он теряет не только стаж, но и не может доказать наличие у него опыта и навыков, к тому же наниматели крайне скептически относится к соискателям с «чистой» трудовой биографией.

Утрата работодателем

Заключая договор с организацией о дальнейшем сотрудничестве, человек передает свою трудовую книжку в отдел кадров, где она и хранится на протяжении всего периода работы. С этого момента человек передает обязанности по хранению работодателю. На предприятии они сберегаются в специально отведенных для этого местах, чаще всего в сейфах. Один из кадровых работников несет ответственность за прием документов, внесение в них записей и их хранение.

Несмотря на усиленные меры охраны, трудовые книжки иногда теряются именно в организациях. Потеряны документы могут быть следствием пожаров, наводнений или иных стихийных бедствий, а иногда и просто халатности. Какой бы ни была причина утери, восстанавливать документ будет сама организация за свой счет. Они обязаны выдать сотруднику полностью оформленный дубликат, а требовать плату за новый бланк не имеет права.

Приведение в негодность

Кроме утери или кражи трудовой книжки, она может подлежать замене по иным причинам, когда бланк испорчен.

Под порчей следует понимать невозможность идентификации всего документа или какой-то части его записей. Внесенная нанимателем неверная запись или неправильно оформленный пункт не дает основания для полной замены бланка. В этом случае просто делается исправление, по установленным на государственном уровне, правилам.

Порчей считается:

  1. Нарушение целостности документа — вырванные листы, разорванная шнуровка.
  2. Невозможность идентифицирования внесенных сведений. Например, бланк был чем-то залит или испачкан.

Независимо от общего процента испорченных частей к целому, такой документ считается недействительным и требует получения дубликата. Расходы на оформление испорченного бланка берет виновная сторона.

Каковы возможные последствия

Последствия потери трудовой книжки могут быть крайне плачевными для самого владельца. Во-первых, он фактически теряет доказательства того, что вообще совершал трудовую деятельность. Естественно, эти данные хранятся в организациях, но их необходимо извлечь оттуда и зачастую они носят разрозненный характер. Во-вторых, пока не будет получен дубликат, гражданин не сможет трудоустроиться, потому что обязательное наличие этого документа регламентируется статьей 65 ТК РФ, и без него подписать новый контракт не получится.

При установленной виновности нанимателя в порче или утере бланка, на него возлагается ответственность за:

  1. Оформление нового бланка.
  2. Сбор подтверждающих документов с предыдущих компаний, для внесения сведений в дубликат.

Кроме того, работник, допустивший потерю, понесет административное наказание и трудовое взыскание. Пропажа книжки негативно сказывается на обеих сторонах сотрудничества.

Способы восстановления

При обнаружении утраты, не следует откладывать получение дубликата в долгий ящик.

Чем дольше владелец будет тянуть с восстановлением, тем меньше гарантий у него собрать все утерянные сведения. Особенно тяжело приходится тем, кто часть своего стажа зарабатывал за пределами РФ.

Правила получения дубликата гласят, что при обнаружении порчи, пропажи или кражи гражданин обязан обращаться с вопросами о восстановлении по последнему месту работы. Такой порядок подходит в том случае, если виновником утраты является сам владелец. Однако, возможность прийти по последнему месту труда есть не у всех. Если организация подлежала ликвидации, то ясно, что ни ее самой, ни руководства уже не существует. В таких случаях помощь можно получить через:

  1. Отделение Пенсионного фонда РФ.
  2. Государственный архив.

И тот и другой орган аккумулирует в себе сведения о трудовом стаже каждого зарегистрированного гражданина.

Через Пенсионный фонд

Пенсионный фонд России сравнительно недавно стал вести учет всех отработанных периодов по каждому отдельному гражданину. Поэтому иногда обращение в ПФР не решает проблемы полностью. Но все же при обнаружении пропажи начать следует  именно отсюда, тем более что сама процедура получения сведений довольна проста.

Обратиться в ПФР можно самостоятельно. Представители фонда принимают письменные заявления от граждан, которые потеряли трудовую книжку сами. По запросу подготавливается официальная информация. На оформление справки дается 10 календарных дней. Порядок обращения в пенсионный фонд бесплатный.

Утратить и испортить бланк могут и в организации. В этом случае письменный запрос оформляется и подается самим работодателем. Он же на основании полученной справки, внесет сведения в дубликат и заверит их подписями и печатями.

Через архивный орган

Государственные архивы хранят в своих недрах документацию о стаже и денежных начислениях со всех организаций. А в случае ликвидации индивидуального предпринимателя или юридического лица туда сдаются уставные и бухгалтерские бланки предприятий.

При обращении в архив можно получить всю искомую информацию за любые временные промежутки. Однако этот метод крайне трудоемкий, не говоря уже о материальных затратах. В поиске утраченной информации обращаться следует в архивные отделы по месту регистрации бывшего нанимателя.

Такие справки могут быть платными, а сколько они будут стоить, зависит от многих факторов. Порядок выдачи архивных справок требует письменного заявления на предоставление информации и ожидания ее поиска в течение 15 календарных дней. Получить персональные сведения можно только по предъявлении паспорта.

Необходима ли оплата

Вопросы оплаты регулируются, прежде всего, исходя из того, кто виновен в потере книги. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек №225, утвержденные Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 года, четко устанавливается, что материальную ответственность берет на себя тот, кто на момент утери или порчи был ответственным за ее сохранность.

Неработающий гражданин, самостоятельно утерявший или испортивший документ, и даже в случае, если он украден, должен будет:

  1. Заплатить за чистый бланк дубликата.
  2. За свой счет сделать заверенные ксерокопии всех нужных документов.
  3. Оплатить справки в архиве.

Обратите внимание, что услуги ПФР бесплатны.

Если виновник наниматель, то все расходы ложатся на него, а вернее, на работника, допустившего порчу или утерю. В этом случае не только заботы по сбору документации, но и материальные вопросы решаются без привлечения работника.

Заявление на восстановление

Трудовая книжка — это персональный документ, поэтому инициировать получение дубликата может только ее владелец. Прошение о восстановлении бланка подается:

  1. После того как были собраны все документы, подтверждающие стаж, когда виновен в утрате гражданин.
  2. Сразу при обнаружении факта пропажи, если утерял его наниматель. На его основе собираются данные о предыдущих трудовых периодах.

Заявления пишутся на разных этапах восстановительной процедуры:

  1. В ПФР на выдачу данных.
  2. В архив на получение сведений.

Но нас интересует на этом этапе лишь конечная ступень, а именно оформление дубликата. В этом случае письменная заявка пишется на имя бывшего нанимателя, который по закону обязан заняться подготовкой нового бланка.

Правила составления

Для составления заявлений такого рода не предусмотрено унифицированных бланков и специальных образцов. Они заполняются в произвольной форме. Но существуют рекомендации по правильному написанию прошений о выдаче дубликата.

В заявлении необходимо в обязательном порядке прописать:

  1. Название бывшей или нынешней организации-работодателя.
  2. Фамилию и инициалы заявителя, а в случае выполнения трудовых обязанностей в данный период еще и должность.
  3. Адрес регистрации и проживания.
  4. Контактные телефоны и адрес электронной почты.
  5. Название документа. Можно указать лаконично «заявление» или развернуто, прописав причину подачи.
  6. Начать текст стоит с указания причины обращения, в этом случае прописывается фактическое обстоятельство – утрата, порча, кража.
  7. Ссылка на нормы, пп. 31, 32 Правил №225.
  8. Просьба о выдаче дубликата.
  9. Указание сроков выдачи. По закону документ готовится в течение 15 дней и выдается не позднее этого периода.
  10. Далее указываются все необходимые для ее заполнения сведения. Они перечисляются в порядке возрастания – от начала трудовой деятельности до ее окончания на данный момент.
  11. Списком перечисляются приложенные документы-основания.
  12. Ставится дата и личная подпись.

Обратите внимание, что неподтвержденные сведения не вносятся, даже если имеется копия утерянной книги.

Порядок подачи

Подавать заявление необходимо только при полной комплектности документов, подтверждающих стаж и наличие награждений. Гражданин обращается в отдел кадров организации, где его заявление принимается под подпись. Оно регистрируется в специальном журнале, с проставлением даты приема. По истечении 15 календарных дней человек приходит в организацию для получений дубликата. Он также выдается под подпись, поэтому получить его можно лично или выдав доверенность своему представителю.

Среди документов, приложенных к заявлению, должны быть:

  1. Справки или материалы, которые подтверждают, что книжка утеряна. Этот пункт не является обязательным.
  2. Копии приказов о приеме и увольнении с предыдущих мест работы.
  3. Бланки, которые подтверждают, что работник награждался ранее и имел записи в трудовой.

Если есть заверенная ксерокопия утраченного бланка, то прилагается и она.

Образцы документов

Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой

Добавить комментарий

Call Now Button8 (800) 302-33-28