Стоимость трудовой книжки и кто должен оплачивать

Ее необходимо предъявлять с иными документами для оформления трудового договора. Существуют оговоренные случаи, когда наемное лицо, не имея этого документа в наличии, принимается на работу. Обеспечить его бланком трудовой обязан работодатель. Так как чистые книжки наниматель получает не бесплатно, то встает закономерный вопрос, на чьи плечи должны лечь расходы по ее приобретению. Ответ на этот вопрос есть в Постановлении Правительства РФ N 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003 года, он подразумевает возложение финансовых трат на ту или иную сторону в зависимости от ситуации.

Основное назначение трудовой книжки

Трудовая книжка – это официальный документ, который отражает в себе всю рабочую деятельность отдельного гражданина. Этот документ первостепенен при установлении взаимоотношений между нанимателем и работником, он позволяет получить сведения о:

1. Общем наработанном стаже.
2. Занимаемых ранее должностях.
3. Ответственности сотрудника, определяется по сроку работы в той или иной организации, а также наличии наград и поощрений.
4. Причинах увольнений с предыдущих рабочих мест.

Получив поверхностное понятие о соискателе, руководство имеет возможность напрямую обратиться к предыдущим нанимателям и расспросить их о данном гражданине.

Трудовые книжки выдаются, заполняются, ведутся и хранятся в соответствии со специальными правилами, которые регламентируются Постановлением Правительства РФ N 225 «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года. Этот бланк дает впоследствии право гражданину на основании записей в нем, получать пенсионное пособие. Да и в течение рабочей деятельности книга позволяет не только трудоустраиваться, но и получать кредиты, ипотечные займы, оформлять визы и многое другое. При подаче заявок на большинство пособий и разрешений в пакет документов включается трудовая книжка, поэтому значение ее сложно переоценить.

Где можно приобрести документ

Начиная свою трудовую деятельность, каждый человек задается вопросом, где можно купить чистый бланк для ведения записей. Конечно, понадобиться он может не только тем, кто лишь начал свой трудовой путь, иногда документы теряются, либо приходят в негодность, поэтому требуют замены.

В 2018 году приобрести трудовые книжки можно непосредственно у работодателя, куда трудоустроился гражданин или в киосках Роспечати. По закону принимая на должность работника, у которого по той или иной причине нет трудовой книжек, наниматель обязан в течение недели завести новый документ. В Постановлении №225 оговаривается, что они заводятся на всех сотрудников, которые проработали полных пять дней, при условии, что место труда является основным, а не по совместительству. Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны приобретать чистые бланки и выдавать их новым сотрудникам по необходимости. Исключением из этого правила являются только физические лица, они не могут выдавать такие бланки.

Ранее в РФ существовала практика, когда чистые бланки продавались физическим лицам в любом киоске, более того, их можно было купить с рук у частников, что, безусловно, приводило к огромному количеству подделок. Сейчас получить этот документ можно у нанимателя, а он уже отчитывается за каждый выданный бланк и несет ответственность за его выдачу, что исключает подделку.

Стоимость бланка

Стоимость трудовой книжки определяется производителем бланков, с учетом посреднических расходов и налоговых ставок. С 1 января 2004 года этот документ изготавливается АО «Госзнак» и имеет несколько степеней защиты. Трудовые книжки считаются бланками строгой отчетности и обладают уникальным идентификационным номером и серией. Форма бланка жёстко упорядочена, он изготавливается в соответствии с ГОСТом. При самостоятельной покупке документа следует обратить внимание на соответствие его всем заявленным требованиям.

Оригинал трудовой книжки выглядит следующим образом:

1. Обложка темно-серого цвета.
2. На передней части обложки изображен герб РФ и надпись с названием бланка.
3. 44 листа прошиты особым образом, что исключает их замену.
4. На каждом листе водяные знаки в идее герба РФ.
5. На титульном листе проставлена серия и номер документа.
6. На последней странице стоят сведения об изготовителе, а именно АО «Госзнак».

Цена чистого бланка зависит от региона России и места приобретения. На сегодняшний день она варьируется от 200 до 400 рублей.

Кто оплачивает

Однако это не первостепенный вопрос, главнее, кто обязан оплачивать установленную цену. Часто между нанимателем и сотрудником на этой почве возникают конфликтные ситуации. Руководство, конечно, стремится переложить эти расходы на плечи самого получателя, но это не всегда законно. Чтобы понять, когда правомерно удерживать с работников сумму стоимости, а когда нет, необходимо обратиться к Постановлению Правительства № 225. В нем устанавливается следующая закономерность:

1. Выдача работникам бланков является платной. Сумма, взимаемая с граждан, определяется закупочной стоимостью и налоговыми накрутками.
2. Установлено ряд случаев, когда требовать взимания стоимости наниматель не имеет права.

Исключения из общих правил составляют такие ситуации:

1. Выданный бланк был испорчен по вине нанимателя. Чаще всего это неправильное оформление и поэтому требуется выдать повторный документ.
2. Произошла порча книги не по вине сотрудника.
3. В связи с чрезвычайными обстоятельствами была утрачена документация.

Во всех случаях затраты на изготовление повторных книжек ложатся на виновника их порчи или утраты.

В каких случаях необходим вкладыш

АО «Госзнак» выпускает два вида рабочей документации – трудовые книжки и вкладыши. Оба документа изготавливаются в соответствии с нормами, установленными законодательством РФ, и имеют равные степени защиты. Вкладыш в трудовую книжку отличается отсутствием твердой обложки, а также тем, что в нем меньшее количество. Но он имеет уникальный идентификационный код, который не совпадает с серией и номером в самих книжках.

Вкладыши выдаются в том случае, когда свободное место для внесения записей в книге заканчивается. Выдать его обязан наниматель, который обнаруживает отсутствие места для записи о приеме или увольнении. Работник не имеет права сам приобрести и вшить вкладыш, но обязан оплатить его стоимость нанимателю, если он выдается впервые или как дубликат при утере.

При необходимости добавления вкладыша работодатель обязан не только его выдать под подпись, но и вшить дополнительный бланк соответствующим образом в основной документ.

Кто заполняет трудовую книжку

Заполнение трудовых книжек – это обязанность нанимателя. Только он имеет право заполнять саму книгу и вкладыши к ней, а также вносить сведения о приеме, переводе, увольнении и награждениях.

Оформление этих документов регламентируется следующими законодательными актами РФ:

1. Трудовым кодексом в статьях 62, 192 и 193.
2. Постановлениями Правительства РФ №225.
3. Постановлением Правительства №257.

Ведение бланков в организации всегда поручается одному лицу, ответственность на него возлагается приказом. Законом не устанавливается, кто именно должен заниматься ведением бланков, этот вопрос остается на усмотрение работодателя. При наличии в организации кадровой службы именно один из ее работников отвечает за выдачу и ведение книжек. Если такой отдел отсутствует, то ответственность возлагается на секретаря, бухгалтера или даже самого руководителя.

Общие правила оформления

Независимо от того, кто именно на предприятии заполняет документацию, он обязан делать это в соответствии с установленными нормами. Оформление бланков без учета этих нормативов влечет за собой административную ответственность.

Чтобы сделать правильные записи, необходимо придерживаться общих норм оформления:

1. Используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.
2. Каждая запись нумеруется по порядку.
3. Дата вносится по формату ДД.ММ.ГГГГ.
4. Все вносимые числа должны быть прописаны арабскими цифрами.
5. Запрещено использовать аббревиатуры, кроме сокращенных названий организации.
6. Данные заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.

На территории РФ официальным национальным языком считается русский, на котором и должны производиться вносимые записи. Исключения составляют только те случаи, когда сотрудник принимается в иностранный филиал, тогда информация вносится на двух языках.